1. Información General y Aceptación
Bienvenido a Hello Bahasa. Estos Términos y Condiciones (en adelante, "Términos") rigen el uso de nuestro sitio web hellobahasa.com y la contratación de nuestros servicios de planificación y producción de eventos.
Datos de la empresa:
Hello Bahasa
NIF: 16598374
Dirección: Largo Sá, nº 4, 1º Dir., 5869 Espinho, Portugal
Email: info@hellobahasa.com
Teléfono: +351 812 77375
1.1 Aceptación de los términos
Al acceder y utilizar nuestro sitio web o contratar nuestros servicios, aceptas estar legalmente vinculado por estos Términos y Condiciones, así como por nuestra Política de Privacidad. Si no estás de acuerdo con alguna parte de estos términos, no debes usar nuestros servicios.
1.2 Modificaciones
Nos reservamos el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigor inmediatamente tras su publicación en el sitio web. Te notificaremos de cambios significativos por email o mediante aviso destacado en el sitio. Tu uso continuado de nuestros servicios después de tales cambios constituye tu aceptación de los nuevos términos.
1.3 Capacidad legal
Para utilizar nuestros servicios y celebrar contratos con nosotros, debes:
- Ser mayor de 18 años
- Tener capacidad legal para celebrar contratos vinculantes
- Proporcionar información verdadera, precisa y completa
- Mantener actualizada tu información de contacto
2. Servicios Ofrecidos
Hello Bahasa es una agencia especializada en la planificación, diseño y producción de eventos premium. Nuestros servicios incluyen, pero no se limitan a:
2.1 Tipos de servicios
- Eventos corporativos: Conferencias, lanzamientos de productos, team building, galas empresariales, celebraciones corporativas
- Bodas: Planificación completa o parcial, diseño conceptual, coordinación del día
- Celebraciones privadas: Cumpleaños, aniversarios, fiestas familiares
- Fiestas temáticas: Diseño de conceptos creativos, decoración inmersiva, entretenimiento especializado
- Consultoría de eventos: Asesoramiento profesional, selección de proveedores, gestión de presupuesto
2.2 Alcance personalizado
Cada proyecto es único y el alcance exacto de nuestros servicios se define mediante:
- Consulta inicial: Reunión para entender tus necesidades y visión
- Propuesta detallada: Documento que especifica servicios, timeline, presupuesto
- Contrato formal: Acuerdo legal que establece obligaciones y derechos de ambas partes
Importante: Los servicios específicos, condiciones y precios se detallan individualmente en cada propuesta y contrato. Estos Términos generales se complementan con las condiciones particulares de cada proyecto.
2.3 Servicios no incluidos (salvo especificación contraria)
A menos que se especifique expresamente en el contrato particular, los siguientes NO están incluidos en nuestros servicios base:
- Alojamiento para invitados
- Transporte de invitados
- Seguros de evento (aunque podemos recomendarlos)
- Permisos legales o licencias específicas del venue
- Costos de horas extraordinarias de proveedores externos
- Cambios solicitados con menos de 30 días de anticipación
3. Proceso de Contratación
3.1 Consulta inicial
El proceso comienza con una consulta inicial (presencial, videollamada o teléfono) donde:
- Discutimos tu visión, necesidades y expectativas del evento
- Evaluamos la viabilidad del proyecto
- Proporcionamos orientación inicial sobre presupuesto y timeline
- Esta consulta inicial es gratuita y sin compromiso
3.2 Propuesta comercial
Si decides avanzar, preparamos una propuesta detallada que incluye:
- Descripción completa de servicios ofrecidos
- Timeline del proyecto con hitos clave
- Presupuesto detallado por partidas
- Condiciones de pago
- Términos y condiciones específicos del proyecto
- Validez de la propuesta (generalmente 30 días)
3.3 Aceptación y contrato
El contrato se formaliza mediante:
- Firma del contrato: Ambas partes firman el acuerdo (digital o físicamente)
- Pago del depósito inicial: Generalmente 30-50% del total
- Fecha de inicio oficial: Comienza cuando recibimos contrato firmado Y depósito
⚠️ Nota importante: No reservamos fechas, venues ni proveedores hasta que recibamos el contrato firmado y el depósito inicial. La disponibilidad puede cambiar durante el período de negociación.
3.4 Reuniones de seguimiento
Durante la planificación del evento, mantendremos reuniones regulares:
- Frecuencia según la complejidad del evento (mensual, quincenal, semanal cerca de la fecha)
- Revisión de progreso y toma de decisiones
- Ajustes necesarios dentro del presupuesto acordado
- Comunicación continua por email/teléfono entre reuniones
4. Precios y Pagos
4.1 Estructura de precios
Nuestros servicios se facturan mediante uno de estos modelos (especificado en cada contrato):
- Tarifa fija: Precio total acordado por el servicio completo
- Porcentaje del presupuesto: Generalmente 15-25% del presupuesto total del evento
- Tarifa por hora/día: Para consultas o servicios específicos
- Paquetes predefinidos: Servicios agrupados a precio cerrado
4.2 Calendario de pagos estándar
Salvo acuerdo diferente, los pagos se estructuran así:
- Depósito inicial (30-50%): Al firmar el contrato, no reembolsable
- Segundo pago (25-35%): A mitad del período de planificación o al reservar proveedores principales
- Pago final (25-35%): 30 días antes del evento o según acordado
Eventos con menos de 3 meses de planificación: Pueden requerir depósitos mayores (50-70%) debido al trabajo intensivo y menor flexibilidad en negociación con proveedores.
4.3 Métodos de pago aceptados
- Transferencia bancaria (preferido)
- Tarjeta de crédito/débito
- PayPal u otras plataformas digitales
- Efectivo (solo para pagos menores, previo acuerdo)
4.4 Pagos tardíos
Si un pago no se recibe en la fecha acordada:
- Período de gracia de 5 días: Sin penalización
- Después de 5 días: Se aplica un recargo de 5% sobre el monto pendiente
- Después de 15 días: Podemos suspender servicios y reservas hasta regularizar el pago
- Después de 30 días: Podemos cancelar el contrato y retener todos los pagos previos
4.5 Gastos adicionales
Los siguientes costos adicionales pueden aplicar:
- Cambios importantes: Modificaciones significativas al plan original después de aprobación inicial pueden tener costos adicionales
- Servicios urgentes: Solicitudes con menos de 48 horas de anticipación: recargo de 25-50%
- Horas extra: Extensión del evento más allá del horario acordado
- Viajes: Si el evento requiere desplazamientos fuera del área de Espinho/Porto, se cobran gastos de viaje
4.6 Impuestos
Todos los precios están sujetos al IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) portugués aplicable según legislación vigente. Las facturas incluirán claramente el desglose de impuestos.
5. Responsabilidades del Cliente
Para garantizar el éxito del evento, el cliente se compromete a:
5.1 Información y documentación
- Proporcionar información completa, precisa y oportuna sobre el evento
- Comunicar todas las necesidades especiales, alergias, restricciones de invitados
- Facilitar acceso a venues y proveedores cuando sea necesario
- Proporcionar documentación requerida (contratos de venue, permisos, seguros)
5.2 Toma de decisiones oportuna
- Aprobar o rechazar propuestas dentro de plazos establecidos
- Tomar decisiones críticas según el timeline acordado
- Designar un único punto de contacto autorizado para tomar decisiones
- Responder a comunicaciones en tiempo razonable (máximo 48 horas)
5.3 Pagos puntuales
- Realizar todos los pagos en las fechas acordadas
- Pagar directamente a proveedores externos cuando así se especifique
- Notificar inmediatamente cualquier problema con pagos
5.4 Cambios y modificaciones
- Comunicar cualquier cambio deseado lo antes posible
- Entender que cambios tardíos pueden implicar costos adicionales o no ser posibles
- Aprobar formalmente (por escrito) todos los cambios al plan original
5.5 Comportamiento y cooperación
- Tratar a nuestro equipo y proveedores con respeto profesional
- Cooperar con nuestras recomendaciones profesionales
- Informar a invitados sobre detalles importantes (dress code, horarios, ubicación)
- Asegurar que invitados respeten reglas del venue y proveedores
⚠️ Importante: El incumplimiento reiterado de estas responsabilidades puede resultar en retrasos, costos adicionales o, en casos extremos, en la cancelación del contrato con retención de pagos realizados.
6. Responsabilidades de Hello Bahasa
Nos comprometemos a proporcionar servicios profesionales de alta calidad. Nuestras responsabilidades incluyen:
6.1 Planificación profesional
- Diseñar y planificar el evento según las especificaciones acordadas
- Seleccionar y coordinar proveedores calificados
- Crear timeline detallado y gestionar todos los aspectos logísticos
- Proporcionar asesoramiento experto basado en nuestra experiencia
6.2 Coordinación de proveedores
- Negociar contratos con proveedores en tu nombre
- Supervisar la calidad y puntualidad de todos los servicios
- Actuar como punto de contacto principal entre tú y los proveedores
- Resolver problemas que puedan surgir con proveedores
6.3 Coordinación del día del evento
- Supervisar montaje y preparación del venue
- Gestionar timeline del día para asegurar flujo perfecto
- Coordinar a todos los proveedores y personal
- Resolver problemas de última hora
- Permitir que disfrutes del evento sin preocupaciones logísticas
6.4 Comunicación transparente
- Mantener comunicación regular sobre progreso del proyecto
- Informar inmediatamente sobre cualquier problema o cambio necesario
- Proporcionar actualizaciones financieras claras
- Responder a consultas dentro de 24-48 horas laborables
7. Cancelaciones y Reembolsos
7.1 Cancelación por el cliente
Si el cliente decide cancelar el evento, aplicarán las siguientes condiciones:
- Más de 180 días antes del evento: Reembolso del 70% de pagos realizados (30% se retiene por costos administrativos y tiempo invertido)
- 120-180 días antes: Reembolso del 50% de pagos realizados
- 60-120 días antes: Reembolso del 30% de pagos realizados
- 30-60 días antes: Reembolso del 15% de pagos realizados
- Menos de 30 días antes: No hay reembolso. Proveedores ya han sido contratados y pagados
Nota importante: Los depósitos pagados a proveedores externos NO son reembolsables independientemente del plazo de cancelación, ya que están sujetos a las políticas de cada proveedor.
7.2 Cambio de fecha por el cliente
Si deseas cambiar la fecha del evento:
- Más de 90 días antes: Cambio sin costo si la nueva fecha está dentro del mismo año y proveedores están disponibles
- 60-90 días antes: Cargo de 15% sobre el total contratado por costos de reorganización
- 30-60 días antes: Cargo de 30% sobre el total contratado
- Menos de 30 días antes: Se considera nueva contratación. Aplicarán costos completos adicionales por duplicación de trabajo
7.3 Cancelación por Hello Bahasa
En circunstancias excepcionales, podemos cancelar el contrato si:
- El cliente no cumple con pagos acordados después de 30 días de retraso
- El cliente proporciona información falsa o engañosa
- El comportamiento del cliente hacia nuestro equipo o proveedores es inapropiado o abusivo
- Circunstancias de fuerza mayor hacen imposible la prestación del servicio
En caso de cancelación por nuestra parte (excepto por incumplimiento del cliente), reembolsaremos el 100% de pagos realizados menos gastos ya incurridos con proveedores.
7.4 Fuerza mayor
Ninguna de las partes será responsable por incumplimientos causados por eventos de fuerza mayor, incluyendo pero no limitado a:
- Desastres naturales (terremotos, inundaciones, incendios)
- Pandemias o emergencias de salud pública
- Actos de guerra, terrorismo o disturbios civiles
- Huelgas o paros laborales que afecten servicios esenciales
- Orden gubernamental o restricción legal que prohíba el evento
En casos de fuerza mayor:
- Intentaremos reprogramar el evento sin costos adicionales
- Si reprogramación no es posible, reembolsaremos pagos realizados menos gastos ya incurridos con proveedores que no puedan ser recuperados
- Recomendamos encarecidamente contratar seguro de evento para protección adicional
8. Limitación de Responsabilidad
8.1 Alcance de nuestra responsabilidad
Hello Bahasa actúa como planificador y coordinador de eventos. Nuestra responsabilidad está limitada a:
- La selección cuidadosa de proveedores calificados y con buena reputación
- La coordinación efectiva entre todos los elementos del evento
- El cumplimiento de especificaciones acordadas en nuestro contrato
- La gestión profesional del evento según estándares de la industria
8.2 Proveedores externos
Aunque seleccionamos cuidadosamente a todos los proveedores:
- Cada proveedor es un contratista independiente responsable de sus propios servicios
- No somos responsables por fallos, negligencia o incumplimientos de proveedores externos
- Trabajaremos diligentemente para resolver cualquier problema con proveedores
- Recomendamos revisar y aceptar los términos de cada proveedor individual
8.3 Daños y pérdidas
No somos responsables por:
- Daños a propiedad del venue causados por invitados o proveedores
- Pérdida, robo o daño de objetos personales durante el evento
- Lesiones o accidentes de invitados durante el evento
- Comportamiento inapropiado de invitados
- Condiciones climáticas adversas para eventos al aire libre (recomendamos plan B)
8.4 Límite monetario
En cualquier caso, nuestra responsabilidad total no excederá:
- El 100% de los honorarios pagados a Hello Bahasa (no incluyendo costos de proveedores externos)
- O €10.000, lo que sea menor
8.5 Seguro recomendado
Recomendamos encarecidamente que contrates:
- Seguro de evento: Cobertura para cancelación, responsabilidad civil, daños
- Seguro del venue: Si el venue no lo proporciona
- Seguro de viaje: Si invitados viajan desde lejos
Podemos recomendar proveedores de seguros especializados en eventos.
⚠️ Importante: Estas limitaciones de responsabilidad no afectan derechos legales que no puedan ser limitados o excluidos por ley.
9. Propiedad Intelectual
9.1 Contenido del sitio web
Todo el contenido de nuestro sitio web (textos, imágenes, logos, diseños, código) es propiedad de Hello Bahasa o usado con permiso. Está protegido por leyes de propiedad intelectual.
Queda prohibido sin nuestro consentimiento por escrito:
- Copiar, reproducir o distribuir contenido de nuestro sitio
- Usar nuestro nombre, logo o marca para otros fines
- Crear trabajos derivados basados en nuestro contenido
9.2 Materiales del evento
- Diseños y conceptos: Los diseños creativos que desarrollamos son nuestra propiedad intelectual. Tienes licencia de uso para tu evento específico.
- Fotografías y videos: Los derechos sobre material fotográfico/video pertenecen al fotógrafo/videógrafo contratado según su propio contrato.
- Documentos de planificación: Timelines, listas de proveedores, presupuestos detallados son materiales de trabajo confidenciales.
9.3 Uso de imágenes del evento
Solicitamos permiso para usar fotografías de tu evento para:
- Portfolio en nuestro sitio web
- Publicaciones en redes sociales
- Material promocional y marketing
Si prefieres privacidad total, podemos acordar no usar imágenes identificables. Esto debe especificarse en el contrato.
10. Confidencialidad
Respetamos la privacidad y confidencialidad de nuestros clientes.
10.1 Información confidencial
Tratamos como confidencial:
- Detalles personales y financieros del cliente
- Información sobre invitados y lista de invitados
- Presupuestos y condiciones negociadas
- Detalles específicos del evento (fecha, lugar, concepto) si así lo solicitas
10.2 Excepciones
Podemos divulgar información confidencial cuando:
- Sea requerido por ley o autoridad competente
- Sea necesario para proveedores que trabajarán en tu evento (bajo sus propios acuerdos de confidencialidad)
- Tengas tu consentimiento explícito
10.3 Eventos de figuras públicas
Para eventos de personalidades públicas, celebridades o eventos de alto perfil, podemos firmar acuerdos de confidencialidad (NDA) adicionales más estrictos según necesidades específicas.
11. Resolución de Disputas
11.1 Comunicación directa
Ante cualquier problema, insatisfacción o malentendido:
- Primer paso: Contacta directamente con tu coordinador asignado
- Segundo paso: Si no se resuelve, escala a la dirección (info@hellobahasa.com)
- Plazo de respuesta: Nos comprometemos a responder dentro de 48 horas laborables
11.2 Mediación
Si no logramos resolver la disputa directamente, acordamos:
- Intentar mediación a través de un mediador profesional neutral
- Compartir costos de mediación equitativamente
- Participar de buena fe en el proceso
11.3 Jurisdicción y ley aplicable
Estos Términos se rigen por la legislación portuguesa. En caso de litigio legal:
- Jurisdicción: Tribunales de Espinho/Porto, Portugal
- Ley aplicable: Legislación portuguesa
- Idioma: Portugués será el idioma oficial en procedimientos legales
11.4 Costas legales
En caso de litigio, la parte que pierda cubrirá los costos legales razonables de la parte ganadora.
12. Disposiciones Generales
12.1 Contrato completo
Estos Términos, junto con el contrato específico de tu evento y nuestra Política de Privacidad, constituyen el acuerdo completo entre las partes. Cualquier acuerdo verbal previo queda reemplazado por estos documentos escritos.
12.2 Modificaciones al contrato
Cualquier modificación al contrato debe ser:
- Acordada por ambas partes
- Documentada por escrito (email es aceptable)
- Firmada o confirmada explícitamente
12.3 Divisibilidad
Si alguna disposición de estos Términos es declarada inválida o inaplicable, las demás disposiciones permanecerán en pleno vigor.
12.4 No renuncia
El hecho de que no ejerzamos o hagamos cumplir algún derecho o disposición de estos Términos no constituye una renuncia a tal derecho o disposición.
12.5 Cesión
No puedes transferir o ceder tus derechos u obligaciones bajo este contrato sin nuestro consentimiento previo por escrito. Nosotros podemos ceder nuestros derechos a una entidad sucesora en caso de fusión, adquisición o venta de negocio.
12.6 Independencia de las partes
La relación entre Hello Bahasa y el cliente es de contratista independiente. Nada en estos Términos crea una relación de sociedad, joint venture, empleo o agencia.
12.7 Notificaciones
Todas las notificaciones bajo estos Términos deben ser por escrito y entregadas:
- Email a las direcciones especificadas en el contrato
- Correo certificado a las direcciones físicas del contrato
- Entrega en mano con acuse de recibo
12.8 Idioma
Estos Términos están disponibles en español y portugués. En caso de discrepancia, prevalecerá la versión en portugués (idioma oficial para propósitos legales en Portugal).