Política de Reembolso

1. Política General de Reembolso

En Hello Bahasa, entendemos que las circunstancias pueden cambiar y que a veces los planes de eventos necesitan ser modificados o cancelados. Esta Política de Reembolso establece claramente las condiciones bajo las cuales se pueden procesar reembolsos por cancelaciones, cambios de fecha o modificaciones significativas a servicios contratados.

Información de contacto para solicitudes de reembolso:

Hello Bahasa
NIF: 16598374
Email: info@hellobahasa.com
Teléfono: +351 812 77375
Dirección: Largo Sá, nº 4, 1º Dir., 5869 Espinho, Portugal

1.1 Principios fundamentales

Nuestra política de reembolso se basa en los siguientes principios:

Transparencia: Comunicamos claramente todas las condiciones de reembolso antes de firmar cualquier contrato
Equidad: Equilibramos la protección del cliente con los costos reales que incurrimos
Flexibilidad razonable: Consideramos circunstancias especiales caso por caso
Procesamiento rápido: Los reembolsos aprobados se procesan dentro de 14-30 días hábiles

1.2 Factores que determinan reembolsos

El monto del reembolso depende de varios factores:

Tiempo de anticipación: Cuánto antes canceles, mayor será el reembolso posible
Trabajo ya realizado: Diseño, planificación y coordinación ya completados
Compromisos con proveedores: Contratos ya firmados y depósitos pagados a terceros
Tipo de servicio contratado: Algunos servicios son más difíciles de cancelar que otros
Razón de cancelación: Circunstancias excepcionales pueden considerarse

⚠️ Importante: Los depósitos iniciales (generalmente 30-50% del total) son NO REEMBOLSABLES en la mayoría de circunstancias, ya que se utilizan inmediatamente para comenzar la planificación, reservar fecha y asegurar compromisos con proveedores. Esta condición se especifica claramente en cada contrato.

2. Cancelaciones por el Cliente

Si decides cancelar tu evento, los reembolsos se calculan según el tiempo de anticipación con que notifiques la cancelación:

2.1 Tabla de reembolsos por cancelación

Tiempo de Anticipación	Porcentaje Reembolsable	Retención de Hello Bahasa
Más de 180 días antes del evento	70% del total pagado	30% (costos administrativos y planificación inicial)
120-180 días antes	50% del total pagado	50% (planificación avanzada ya realizada)
90-120 días antes	40% del total pagado	60% (mayoría de proveedores ya contratados)
60-90 días antes	30% del total pagado	70% (coordinación intensiva en progreso)
30-60 días antes	15% del total pagado	85% (todos los proveedores confirmados y pagados)
Menos de 30 días antes	0% - No hay reembolso	100% (imposible recuperar costos de proveedores)

📊 Ejemplo práctico de cálculo:

Situación: Contrataste servicios por un total de €10.000. Has pagado €5.000 (50% inicial). Cancelas 150 días antes del evento.

Cálculo del reembolso:

Pagado hasta ahora: €5.000
Plazo de cancelación: 120-180 días → Reembolso del 50%
Reembolso procesado: €5.000 × 50% = €2.500
Retención de Hello Bahasa: €2.500
Saldo restante del contrato: €5.000 (no facturado aún, por lo tanto no aplica)

2.2 Costos de proveedores externos

Es crucial entender que los depósitos y pagos realizados a proveedores externos (venues, catering, fotógrafos, músicos, floristas, etc.) están sujetos a las políticas de cancelación de cada proveedor individual:

No reembolsables por proveedores: Estos montos NO pueden ser reembolsados por Hello Bahasa, independientemente del plazo de cancelación
Documentación: Te proporcionaremos desglose detallado de qué pagos a proveedores son recuperables y cuáles no
Negociación: Intentaremos negociar con proveedores en tu nombre, pero no podemos garantizar reembolsos de terceros
Créditos futuros: Algunos proveedores pueden ofrecer crédito para eventos futuros en lugar de reembolso en efectivo

2.3 Proceso para solicitar cancelación y reembolso

Para cancelar tu evento y solicitar reembolso, sigue estos pasos:

Notificación por escrito: Envía email a info@hellobahasa.com con "CANCELACIÓN DE EVENTO" en el asunto
Incluye información necesaria: Número de contrato, nombre del evento, fecha original, razón de cancelación
Confirmación: Recibirás confirmación de recepción dentro de 48 horas
Cálculo detallado: Te enviaremos dentro de 5-7 días hábiles un desglose completo del reembolso calculado
Revisión de proveedores: Contactaremos a todos los proveedores para determinar qué depósitos pueden recuperarse
Reembolso final: Una vez confirmados todos los costos no recuperables, procesaremos el reembolso

⏱️ Tiempo de procesamiento: Los reembolsos se procesan típicamente dentro de 14-30 días hábiles después de la confirmación de cancelación. Este plazo permite tiempo para negociar con proveedores y gestionar procedimientos administrativos necesarios.

3. Cambios de Fecha del Evento

Si necesitas cambiar la fecha de tu evento en lugar de cancelarlo completamente, aplicamos una política más flexible:

3.1 Cambio de fecha sin costos adicionales

Puedes cambiar la fecha de tu evento SIN PENALIZACIÓN si:

Notificas con más de 90 días de anticipación
La nueva fecha está dentro del mismo año calendario
Todos los proveedores principales están disponibles en la nueva fecha
Es tu primer cambio de fecha (cambios subsecuentes pueden tener cargos)

3.2 Cambios de fecha con cargos administrativos

Tiempo de Anticipación	Cargo por Cambio	Notas
Más de 90 días antes	Sin cargo*	*Si proveedores están disponibles y es primer cambio
60-90 días antes	15% del total contratado	Costos de reorganización y recoordinación
30-60 días antes	30% del total contratado	Trabajo significativo de replanificación requerido
Menos de 30 días antes	Se trata como nueva contratación	Se factura trabajo completo adicional

3.3 Condiciones especiales para cambio de fecha

Al cambiar la fecha del evento, ten en cuenta:

Disponibilidad de proveedores: Si proveedores clave no están disponibles en la nueva fecha, pueden aplicar cargos de cancelación de esos proveedores específicos
Cambio de temporada: Si cambias de temporada alta a baja (o viceversa), puede haber ajustes de precio según tarifas de proveedores
Diferencias de precio: Cualquier aumento en costos de proveedores para la nueva fecha será responsabilidad del cliente
Período de validez: La nueva fecha debe ser dentro de 18 meses de la fecha original

📅 Ejemplo de cambio de fecha:

Situación original: Evento para 15 de junio, contrato total €12.000

Solicitud de cambio: 75 días antes, nueva fecha 15 de septiembre (mismo año)

Evaluación:

Plazo: 60-90 días → Cargo del 15%
Venue disponible en nueva fecha: ✓ (mismo precio)
Catering disponible: ✓ (precio €200 mayor por cambio de menú temporada)
Fotógrafo disponible: ✓ (sin cambio)
Banda musical NO disponible: Necesita nueva banda (€500 más caros)

Costos totales del cambio:

Cargo administrativo Hello Bahasa: €12.000 × 15% = €1.800
Aumento de catering: €200
Diferencia de banda musical: €500
Total adicional a pagar: €2.500

4. Modificaciones de Servicios Contratados

Si deseas modificar servicios ya contratados sin cancelar el evento completo:

4.1 Reducción de servicios

Si decides reducir o eliminar servicios después de firmar el contrato:

Más de 90 días antes: Reembolso completo del monto de servicios no usados (menos 10% cargo administrativo)
60-90 días antes: Reembolso del 70% de servicios eliminados
30-60 días antes: Reembolso del 40% de servicios eliminados
Menos de 30 días antes: Sin reembolso (proveedores ya confirmados y preparándose)

⚠️ Servicios no reducibles: Algunos servicios esenciales NO pueden reducirse sin cancelar el evento completo: coordinación del día, alquiler del venue principal, catering base. La reducción solo aplica a servicios adicionales o complementarios.

4.2 Adición de servicios

Puedes agregar servicios en cualquier momento, sujeto a:

Disponibilidad de proveedores para la fecha de tu evento
Precios vigentes al momento de la solicitud (pueden diferir de propuesta original)
Cargo de coordinación urgente si la solicitud es con menos de 30 días de anticipación: 25% extra

4.3 Cambio de proveedores

Si deseas cambiar un proveedor después de haberlo aprobado:

Antes del depósito al proveedor: Sin costo, simplemente elegimos alternativa
Después del depósito al proveedor: Pierdes el depósito pagado a ese proveedor (según su política), más cargo de 15% de Hello Bahasa por trabajo de recoordinación
Menos de 30 días antes: No recomendado. Alto riesgo de no encontrar reemplazo adecuado. Si es posible, cargo de emergencia del 40%

5. Circunstancias Especiales y Fuerza Mayor

5.1 Eventos de fuerza mayor

En casos de eventos extraordinarios fuera del control de ambas partes, aplicamos políticas especiales:

Definición de fuerza mayor

Desastres naturales (terremotos, inundaciones, incendios forestales)
Pandemias o emergencias de salud pública declaradas oficialmente
Actos de guerra, terrorismo o disturbios civiles graves
Orden gubernamental que prohíba específicamente eventos del tipo contratado
Daño catastrófico al venue que lo haga inutilizable

Política especial de reembolso por fuerza mayor

En caso de evento de fuerza mayor comprobado:

Primera opción - Reprogramación:
- Ofrecemos reprogramación sin costo adicional de Hello Bahasa
- Nueva fecha dentro de 24 meses sin penalización
- Diferencias de precio de proveedores aplicables según disponibilidad
Segunda opción - Reembolso parcial:
- Reembolso de pagos realizados MENOS:
- Costos no recuperables de proveedores (verificados con documentación)
- 20% del total de honorarios de Hello Bahasa (por trabajo ya realizado)
- Gastos administrativos directos incurridos

💡 Recomendación importante: Aconsejamos encarecidamente contratar seguro de evento que cubra cancelación por fuerza mayor, enfermedad, accidentes y otras circunstancias imprevistas. El costo es típicamente 2-5% del presupuesto total pero proporciona protección completa. Podemos recomendar aseguradoras especializadas.

5.2 Emergencias médicas del cliente

En caso de emergencia médica grave del cliente (novios, cumpleañeros, ejecutivo principal en evento corporativo):

Requiere documentación médica oficial (certificado médico, informe hospitalario)
Aplican mismas condiciones que fuerza mayor si la condición hace imposible el evento
Opción de reprogramación preferencial cuando sea médicamente seguro
Consideramos cada caso con empatía y flexibilidad según circunstancias

5.3 Fallecimiento de familiar cercano

En el trágico caso de fallecimiento de familiar directo del cliente (padres, hijos, cónyuge, hermanos):

Requiere certificado de defunción
Ofrecemos reprogramación sin cargo por período de hasta 24 meses
Si se prefiere cancelación, reembolso del 70% de pagos realizados (menos costos no recuperables de proveedores)
Manejamos todos los aspectos con máxima sensibilidad y respeto

6. Cancelación o Incumplimiento por Hello Bahasa

Si por alguna razón Hello Bahasa no puede cumplir con los servicios contratados:

6.1 Cancelación por nuestra parte

En el extremadamente raro caso de que debamos cancelar:

Reembolso completo (100%): De todos los pagos realizados a Hello Bahasa
Asistencia adicional: Te ayudaremos a encontrar agencia alternativa sin costo
Transferencia de información: Proporcionaremos toda la planificación realizada al nuevo organizador
Compensación adicional: Según gravedad y perjuicio causado, podemos ofrecer compensación adicional

6.2 Incumplimiento parcial o servicios deficientes

Si consideras que nuestros servicios fueron deficientes o incumplimos aspectos del contrato:

Notificación inmediata: Contacta durante el evento o dentro de 48 horas posteriores
Documentación: Proporciona evidencia específica del incumplimiento (fotos, videos, testimonios)
Investigación: Investigaremos la queja dentro de 7 días hábiles
Resolución: Según hallazgos, podemos ofrecer:
- Reembolso parcial proporcional al servicio deficiente
- Crédito para evento futuro
- Compensación monetaria por daños demostrables

⚠️ Importante: Quejas sobre "gusto personal" o "no era exactamente como lo imaginé" sin incumplimiento contractual específico no califican para reembolso. Nuestros contratos especifican claramente qué servicios se proporcionarán y esos son los términos vinculantes.

7. Método y Tiempo de Procesamiento de Reembolsos

7.1 Métodos de reembolso

Los reembolsos aprobados se procesan mediante:

Transferencia bancaria: Método preferido, a la misma cuenta desde donde se realizó el pago original
Tarjeta de crédito: Si el pago original fue con tarjeta, el reembolso va a la misma tarjeta
PayPal: Si el pago fue por PayPal
Cheque: Solo en casos específicos y bajo solicitud expresa

7.2 Timeline de procesamiento

Una vez aprobado el reembolso:

Días 1-7: Verificación de proveedores y cálculo final del reembolso
Días 8-14: Procesamiento administrativo y aprobaciones internas
Días 15-21: Procesamiento financiero y transferencia de fondos
Días 22-30: Tiempo bancario para que fondos aparezcan en tu cuenta

📧 Comunicación continua: Te mantendremos informado por email en cada etapa del proceso de reembolso. No dudes en contactarnos si tienes preguntas sobre el estado de tu reembolso.

7.3 Documentación del reembolso

Cuando se procese tu reembolso, recibirás:

Email de confirmación con monto exacto reembolsado
Desglose detallado de cálculo del reembolso
Factura rectificativa o nota de crédito (para efectos fiscales)
Comprobante de transferencia bancaria

7.4 Reembolsos parciales y pagos a plazos

Si habías pagado a plazos y cancelas:

Plazos futuros: Quedan automáticamente cancelados (no debes pagarlos)
Plazos ya pagados: Sujetos a política de reembolso según plazo de cancelación
Desglose claro: Te proporcionaremos cuenta detallada de qué plazos se reembolsan y cuáles se retienen

8. Disputas sobre Reembolsos

8.1 Si no estás de acuerdo con el reembolso calculado

Si consideras que el cálculo de reembolso es incorrecto o injusto:

Contacto directo: Email a info@hellobahasa.com con "DISPUTA DE REEMBOLSO" en asunto
Explica específicamente: Qué aspectos del cálculo cuestionas y por qué
Proporciona documentación: Cualquier evidencia que respalde tu reclamo
Revisión de dirección: Un director de Hello Bahasa revisará personalmente tu caso
Respuesta en 10 días: Recibirás respuesta fundamentada dentro de 10 días hábiles

8.2 Mediación

Si no logramos resolver la disputa directamente:

Podemos acordar mediación profesional neutral
Costos de mediación compartidos 50/50
Proceso informal y más rápido que litigio
Decisión del mediador no es vinculante pero generalmente aceptada por ambas partes

8.3 Arbitraje o proceso legal

Como último recurso:

Disputas pueden someterse a arbitraje según ley portuguesa
O procedimiento legal en tribunales de Espinho/Porto, Portugal
Ley aplicable: Legislación portuguesa de protección al consumidor
Cada parte cubre sus propios costos legales salvo que tribunal decida diferente

🤝 Nuestro compromiso: Trabajamos siempre de buena fe para resolver cualquier disputa de manera justa y razonable. La gran mayoría de nuestros clientes están satisfechos con nuestros servicios y políticas. En los raros casos de desacuerdo, buscamos soluciones que respeten tanto los derechos del cliente como la viabilidad de nuestro negocio.

9. Consejos para Minimizar Riesgo de Pérdida Financiera

9.1 Seguro de evento

La mejor protección: Un seguro de evento cubre:

Cancelación por enfermedad, accidente o fallecimiento
Daños al venue o propiedad durante el evento
Responsabilidad civil por lesiones o accidentes
Incumplimiento de proveedores clave
Pérdida o daño de elementos importantes (vestido de novia, anillos, etc.)
Condiciones climáticas adversas para eventos al aire libre

Costo típico: 2-5% del presupuesto total del evento

Nuestra recomendación: Muy recomendado para eventos con presupuesto superior a €5.000 o más de 6 meses de planificación anticipada

9.2 Planificación anticipada

Reserva con al menos 6-12 meses de anticipación cuando sea posible
Esto te da máxima flexibilidad si necesitas hacer cambios
Menores penalizaciones si circunstancias cambian
Mejores opciones de proveedores alternativos disponibles

9.3 Lee y comprende el contrato

Lee completamente el contrato antes de firmar
Asegúrate de entender políticas de cancelación y cambios
Pregunta cualquier duda ANTES de firmar
Guarda copias de toda la documentación

9.4 Comunica cambios inmediatamente

Si sospechas que podrías necesitar cambiar o cancelar, avísanos lo antes posible
Cuanto más tiempo tengamos, más opciones podemos ofrecerte
La comunicación temprana puede salvar significativamente en costos

9.5 Considera plan B desde el inicio

Especialmente para eventos al aire libre: plan B de espacio interior
Proveedores alternativos identificados por si surge problema
Fechas alternativas pre-negociadas cuando sea posible

10. Preguntas Frecuentes sobre Reembolsos

❓ ¿El depósito inicial es reembolsable?

Respuesta: Generalmente NO. El depósito inicial (30-50%) se usa inmediatamente para comenzar planificación, reservar tu fecha y asegurar proveedores. Esta condición se especifica claramente en cada contrato. Solo en circunstancias muy excepcionales de fuerza mayor podría considerarse reembolso parcial.

❓ ¿Puedo transferir mi contrato a otra persona?

Respuesta: Sí, con aprobación previa. Si conoces a alguien interesado en los servicios contratados para una fecha similar, podemos transferir el contrato. Aplicará un cargo administrativo de 10% y la nueva parte debe aceptar todos los términos del contrato original.

❓ ¿Qué pasa si un proveedor cancela?

Respuesta: Si un proveedor cancela (enfermedad, emergencia, quiebra), trabajaremos diligentemente para encontrar reemplazo equivalente sin costo adicional para ti. Si no es posible encontrar alternativa aceptable, reembolsaremos esa porción del servicio.

❓ ¿Puedo cancelar solo parte de los invitados?

Respuesta: Sí, puedes reducir número de invitados con anticipación suficiente. Más de 30 días antes: reembolso proporcional del catering y servicios per capita. Menos de 30 días: Costos de catering ya están comprometidos (sin reembolso), pero otros servicios per capita sí pueden ajustarse.

❓ ¿Hay devolución si el evento es un "fracaso"?

Respuesta: Depende de qué defines como "fracaso". Si Hello Bahasa no cumplió con especificaciones contractuales, podemos ofrecer reembolso parcial. Si todo se ejecutó según lo acordado pero no fue de tu gusto o invitados no se divirtieron, no aplicaría reembolso. El éxito subjetivo del evento no es base para reembolso.

❓ ¿Qué pasa si llueve en mi evento al aire libre?

Respuesta: El clima no es responsabilidad de Hello Bahasa. Por esto recomendamos fuertemente: 1) Contratar seguro de evento, 2) Tener plan B de espacio interior desde el inicio. Si no hay plan B y llueve, no aplica reembolso, pero haremos todo lo posible para salvar la situación con recursos disponibles.

❓ ¿Cuánto tiempo tengo para decidir si cancelo?

Respuesta: Una vez que notificas la intención de cancelar, te damos 7 días para confirmar definitivamente. Esto te da tiempo para explorar opciones (seguro, reprogramación, etc.) sin que el "reloj de penalización" corra. Después de 7 días, la cancelación se hace oficial con las penalizaciones aplicables a esa fecha.